جامعة نيويورك أبوظبي تحقّق تحوّلاً رقمياً ناجحاً في إدارة السفر والنفقات

قالت جامعة نيويورك أبوظبي إنها كانت جاهزة عندما بدأت أحداث أزمة العام 2020 الصعبة تضرب العالم، بعد أن كانت وظّفت في الوقت المناسب منصة إدارة السفر والنفقات من "إس إيه بي كونكر" SAP Concur.

وكانت الأزمة العالمية التي ضربت خلال العام 2020 زادت من حاجة المؤسسات إلى تتبع تكاليف السفر والنفقات ومراقبتها بكفاءة، مع ضمان حرصها على الوفاء بالتزامات الرعاية الواجبة تجاه موظفيها وطلبتها المسافرين.

وتأسست جامعة نيويورك أبوظبي قبل 10 سنوات في إطار شراكة بين جامعة نيويورك وإمارة أبوظبي، وذلك بالاستناد على فهم مشترك للأدوار والتحدّيات الأساسية التي تواجه قطاع التعليم العالي في القرن الحادي والعشرين. ووضعت الجامعة بعناية مناهج للفنون الحرة والهندسة والعلوم بالتعاون مع مركز عالمي للبحوث المتقدمة والمنح الدراسية، لتمكن طلبتها من تحقيق النجاح، وتعزيز التعاون والتقدّم في التحدّيات المشتركة للبشرية في عالم متزايد الترابط.

وينحدر طلبة جامعة نيويورك أبوظبي المتّسمون بالتفوّق من 115 دولة ويتحدثون أكثر من 115 لغة، فيما تشكل مرافق الجامعة في كل من نيويورك وأبوظبي وشنغهاي، معًا، الأساس المتين لجامعة عالمية فريدة من نوعها.

وقال نافع مسعود المدير الأول لإدارة العمليات المالية في جامعة نيويورك أبوظبي، إن الجامعة وظّفت في البداية منصة "إس إيه بي كونكر" في العام 2014 لتحسين التحكّم في التكاليف، مشيرًا إلى "رغبتنا في ضمان الحصول على أفضل الصفقات سعرًا من شركاء السفر، وأن نكتشف المجالات التي يمكننا فيها تحقيق المزيد من الكفاءة"، وأضاف: "حقق لنا عملنا مع منصة "إس إيه بي كونكر" مزيدًا من الشفافية فيما يتعلق بلوائح الامتثال والتدقيق الداخلي، ما أتاح لنا رؤية شاملة ومتعمقة لعمليات السفر على امتداد مؤسستنا".

وكانت جامعة نيويورك أبوظبي تستخدم، قبل توظيف منصة "إس إيه بي كونكر"، نموذجًا ورقيًا يجري تعميمه للحصول على التواقيع الخاصة بالتفويض المناسب للصلاحيات. ومضى مسعود إلى القول: "أردنا أتمتة العديد من العمليات لتخفيف العبء الإداري عن عملياتنا الداخلية، لذلك تمثّلت إحدى أهم النتائج في القدرة على الحصول على تقارير دقيقة في أي وقت، ما لا يتطلّب منا متابعة موردي خدمات السفر لمعرفة حالة تكاليف السفر والنفقات. كذلك دمجنا برنامجنا للرعاية مع منصة "كونكر"، لنتمكن من معرفة أماكن وجود موظفينا وطلبتنا المسافرين".

وتلعب إدارة التغيير دورًا حيويًا في أي استخدام عملي للتقنيات الجديدة، ووفقًا لدراسة عالمية أجرتها "كيه بي إم جي"، فمن المتوقع ألّا يحقق القيمة المستدامة من الاستثمارات التقنية سوى أقل من نصف المنشآت التي تمرّ بتحولات في الأعمال.

ورأى مسعود أن مفاتيح التنفيذ الناجح لمشاريع التقنية تكمن في الحصول على الإجماع عبر المنشأة، وتمكين التعاون بين مختلف أصحاب المصلحة، وضمان الإدارة الفاعلة للتغيير، معتبرًا أنه "كان علينا أن نتأكد منذ البداية من أننا فهمنا الاحتياجات والتحديات التي تواجه أصحاب المصلحة لدينا من طلبة وأعضاء هيئة تدريسية وموظفين إداريين، وهذا الحرص تطلّب منا الاستماع إلى أصواتهم وأخذ ملاحظاتهم بعين الاعتبار. لذلك، وبمجرد أن بدأنا التنفيذ، أطلقنا عملية كاملة لإدارة التغيير اشتملت على تقديم مقاطع فيديو تدريبية ووثائق وموارد مفيدة أخرى".

وأكّد المسؤول في جامعة نيويورك أبوظبي أن النهج الذي اتبعته الجامعة "كان ناجحًا"، وقال: "استطعنا أن نجني منافع المشروع على الفور؛ فخفّ العبء الإداري، وعولجت الفواتير والإيصالات بسرعة وكفاءة، كما أمكن لشركائنا في إدارة السفر الحصول على بيانات السفر والنفقات بتنسيق منهجي ساهم في تحسين كفاءاتنا".

من جانبها، رأت إيما شكسبير مديرة منطقة جنوب الشرق الأوسط وشمال إفريقيا في "إس إيه بي كونكر" SAP Concur ، أن جامعة نيويورك أبوظبي قطعت خطوات واسعة نحو تعزيز قدرات إدارة السفر والنفقات في الجامعة وضمان جاهزيتها للمستقبل، وقالت: "من المرجّح أن تجد المنشآت التي تعتمد على العمليات اليدوية، أو لديها سياسات سفر ونفقات غامضة، أو تفتقر إلى الأدوات اللازمة لضمان سلامة موظفيها المسافرين، صعوبات في التعافي بعد العام 2020. لقد حققت الجامعة نتائج فورية رائعة وضمنت جاهزيتها وقدرتها على التكيّف مع التحديات المستقبلية، بعد أن وضعت منصة "كونكر" في صميم عمليات إدارة السفر والنفقات".

المصدر: البوابة